新規見込客の獲得や、顧客への追加販売など、企業が主催するセミナーにはさまざまな種類がありますが、どんなセミナーでも最も大切なのは「事前の準備をどれだけ完璧にできるか」ということです。特にセミナーで必要な備品については、当日の運営に支障をきたす恐れもあるため、早めの準備と入念なチェックが必要です。
セミナー会場内で必要な備品
セミナーの会場内で使う備品は以下の通りです。
会場使用マニュアル
会場設備の使い方が書かれたマニュアルは必ず準備しておきましょう。
会場図面
電源やコンセントの位置、非常口の位置などを確認するために必要です。
進行台本
時間配分などが細かく書かれたスケジュール表のことです。当日は裏方にまわる全員が同じものを身に付けておきましょう。
レーザーポインター
登壇者が使用するかどうかを事前に確認し、使う場合には必ず予備のものを1つ準備しておきます。
登壇者用の水
500mlペットボトルでOK。コップと一緒に演台の上に準備しておきましょう。
プロジェクター、スクリーン、マイク、マイクスタンド
会場で貸し出しをしてくれるか事前に備品の確認をしておきましょう。当日マイクのチェックは忘れずに。
スピーカー
会場で貸し出ししてくれるケースがほとんどですが、念のため事前に確認を。
ホワイトボード
事前に登壇者へ使用するかどうかを確認しておきましょう。
デジタルカメラ、ビデオカメラ、ICレコーダー
セミナーの記録用にあると便利です。予備のバッテリー、三脚、延長コードも一緒に準備しておきましょう。
スケッチブック
登壇者へ何分が経過したかを知らせるのにあると便利です。
コネクタ
プレゼンに使う端末がパソコンの場合には、コネクタが必要です。Macを使用する場合にはVGAアダプタの準備を。
椅子、テーブル、演台
会場で貸し出ししてくれるケースがほとんどですが、念のために事前確認を。
会場の外で必要な備品
次に、セミナー会場以外で必要な備品について具体的に見ていきましょう。
講師用の飲料、軽食
講師控え室に準備しておくものです。簡単に食べられる軽食やお菓子、飲料を。
講師用のプログラム
当日の流れがわかるプログラムを講師控え室に準備しておきましょう。
ハンガー、姿見など
講師控え室の備品として必要なものを事前に確認しておきましょう。
参加者誘導案内板
受付位置を示すものなど、会場内で参加者を誘導するための案内板を準備しておくと便利です。
パーテーションポール
参加者が多数になる場合には、受付に並べておくと混乱を回避できます。
受付の際に必要な備品
最後に、受付の際に必要な備品について詳しく見ていきましょう。
配布物
お客様へ配る資料がある場合には、受付で渡すようにしましょう。
参加者名簿
外部の人に見られないような配慮も忘れずに。
筆記用具
鉛筆、付箋、メモ帳などスタッフへの伝言用などにあると便利です。
セロテープ、ガムテープ
受付の目立たないところに準備しておきましょう。スタッフ全員に置き場所を周知しておくことも忘れずに。
受付用テーブル、受付看板
長いテーブルがあると便利です。来場者がひと目で受付とわかるように大きめの看板を準備しておきましょう。
領収書、金庫
有料セミナーの場合には釣り銭の準備も忘れずに。
ノートパソコン、ポケットWi-Fi
ネット接続ができるパソコンが一台あると何かと便利です。
ゴミ袋、かさ袋など
受付の傍にゴミ箱を準備しておきましょう。雨の場合には傘袋も忘れずに。
セミナーに使用する備品が足りない場合の対処法
セミナーや講演会などがよく行われる会場では、必要な備品が借りられるところがほとんどです。ただし、人数が多い場合や備品が足りない場合には自分で準備する必要があります。その場合には、備品をレンタルする方法もありますが、あらかじめ備品が充分に準備されているレンタルスペースなどを利用してセミナーを開催するのも選択肢のひとつです。
セミナーを開催する場合には、たくさんの備品が必要になります。準備の負担を減らすためにも、会場選びの際には備品が借りられる場所を探してみてはいかがでしょうか。
セミナー開催の際に備品に困ったら貸し会議室・レンタルスペースの利用が便利です。
スペイシーでは使用する備品からもスペイシーの検索が可能です。
使用する備品をしっかり事前に確認をして、設備がそろったスペイシーの貸し会議室・レンタルスペースを利用してはいかがでしょうか？
