出張が決まったら当日までに準備しておくべきことがたくさんあります。出張先で困る事がないように、あらかじめしっかりと必要な準備を一覧に書き出しておくようにしましょう。とはいえ、新入社員のように出張が初めての場合には、何を準備したら良いのか分からないという人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、出張前に準備すべきポイントを詳しく解説していきます。
出張に行く際に用意すべき持ち物
出張の期間や国内か国外かによっても必要な持ち物は変わってきます。今回は、国内出張の際に用意すべきモノをまとめてみました。それでは詳しく見ていきましょう。
必ず必要なもの
- 名刺
- 会議等の資料
- ノートパソコンと電源アダプタ
- 携帯やスマホの充電器
- メモ帳と筆記用具
- 免許証
- 健康保険証
- クレジットカード
- 時計
- ハンカチ、ティッシュ
- ワイシャツ
- 替えのスーツ（長期の場合）
- 下着
- ネクタイ
- 靴下
- 折りたたみ傘
- ひげそり
あると便利なもの
- 歯ブラシや入浴セット（宿泊先に応じて）
- マスク
- アイマスク（移動手段によって）
- 耳栓（移動時間に応じて）
- パジャマ
- 市販薬
女性が出張の際用意すべきもの
- メイク用品
- 化粧落とし、基礎化粧品
- 生理用品
- ドライヤーやヘアアイロン（宿泊先に応じて）
- ストールやカーディガン（防寒対策用）
出張前に予約しておくべきもの
出張先の宿泊場所や移動手段、会議室など、出張前に予約をしておくべきものは以下の通りです。
宿泊先
ビジネスホテルやウィークリーマンションなど、期間と予算に応じて宿泊先を決めて行きましょう。出張先の拠点に近いところ、もしくは立地条件の良い施設を選ぶのが便利です。
レンタカー
出張先が駅や空港から離れている場合や、複数の場所を移動する場合には、タクシーよりもレンタカーを借りた方が便利な場合も。
貸し会議室
出張先での商談や会議を行う場合には、あらかじめ規模に応じた貸し会議室を予約しておきましょう。
ホテルや貸し会議室を予約する際の注意点
出張先でホテルや貸し会議室を予約する場合には、まず立地条件を最優先に考えることが大切です。最寄りの駅や空港からの距離、出張の目的地までの距離、移動手段はどうするか、交通の便は良いのかといった点を必ず事前に確認しておきましょう。また、土地勘の無い場合には、あらかじめ地図などを準備しておくことも大切です。また、出張先ではホテルで次の日に必要な資料の整理やメールのチェック等を行うことも多いため、インターネットが使える環境があるかどうかも重要なポイントになります。ただし、「インターネット使用可」のホテルでも、有線ケーブルでつなぐところもあれば、無線Wi-Fiが整備されているところ、ロビーやフロントで共用のパソコンが使えるだけのところもありますから、必ず事前にしっかりと確認しておくことが大切です。貸し会議室を利用する場合も同様に、インターネット使用の可否やプロジェクターなどを使う場合には、必要な機材がそろっているのか、電源が確保できるのかといったことも細かくチェックしておきましょう。
出張先で商談や会議、講演会を行う場合には、現地まで持って行く荷物を減らすためにも、プロジェクターなどの必要機材が揃っているレンタルスペースを活用するのがおすすめです。
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